​药业公司物资采购管理制度

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药业公司物资采购管理制度

第一章 总 则

第一条 为了规范公司对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，提高采购效率、合理控制采购成本，制定本制度。

第二条 物资的采购要遵循市场运作规律，通过公开招标、邀标、比质采购、上网采购、物资配送的形式，坚持科学有效，体现公开、公平、公正、竞争择优，并坚持下列原则；

一、坚持统一领导，职能部门各司其职各负其责，物资采购全过程体现公开透明的原则；

二、坚持集中采购，争取批量效益，降低采购成本的原则；

三、坚持控制采购成本的原则和坚持审批权与执行权相分离的原则。坚持大宗物资采购计划、价格管理、采购执行相互制约的原则；

四、坚持民主监督检查的原则。

第三条 公司采购工作以物资供应部集中采购为主，其他具有采购工作职

第五条 采购物资单项合同估算价格在人民币30万元(含)以上，不需要执行或因特殊原因不能执行正式的招投标程序，应当严格执行公司内部采购审批流程，填写《大宗采购内部会签表》（附件一）。切实加强大宗物资采购公开的领导。

第六条 大宗物资采购的领导机构、管理办法、工作制度、工作标准及有关要求要公开。大宗物资采购的工作人员、业务员、采购员的聘用要通过公平、公开、竞争、择优上岗。对于在某一岗位工作五年以上的，要进行岗位轮换。

第二章 请购与审批控制

第七条 公司各部门严格按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务；与采购相关的各部门应当在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购合同协议或订单、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第八条 需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等，填写《采购申请单》（附件二），由本部门经理审核后报采购部门。

第九条 公司应当加强采购业务的预算管理，具体按照以下审批程序执行：

一、采购预算内采购额在×万元以内的，采购经理审批；采购额在××—××万元的，由采购部门主管副总审批；采购额在××—××万元以上的，由采购部门主管副总审核，总经理审批。

二、采购预算及计划外采购项目均由采购部门主管副总审核，总经理审批。

三、对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。

第三章 采购与验收控制

第十条 物资供应部经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交主管副总审批后最终确定合格供应商名单。

采购员根据合格供应商名单进行采购谈判，并拟定采购合同后，交部门经理审阅，并履行合同审批程序后签订购货合同。

第十条 公司采购主要采用以下方式：

一、公开招标；

二、邀请招标；

三、竞争性谈判方式；

四、询价比价。

第十一条 重要材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上应当采用招投标方式。

第十二条 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足、价格变化幅度小且未达到招投标额度标准的采购项目，可以采用询价方式采购。

第十三条 小额零星物品或服务等的采购可以采用直接购买等方式,但也应当由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。

第十四条 采购部门或相关人员不得将应当以公开招标方式采购的物资化整为零或者以其他任何方式规避招标采购。

第十五条 符合下列情形之一的物资采购，可以采用邀请招标方式采购：

一、具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

二、采用公开招标方式的费用占公司采购项目总价值的比例过大的。

第十六条 符合下列情形之一的物资采购，可以采用竞争性谈判方式采购：

一、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

二、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

三、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

四、不能事先计算出价格总额的。

第十七条 公司物资供应部采购物资应当符合采购价格低于市场平均价格、采购效率更高、采购质量优良和服务良好的要求。

第十八条 公司物资供应部应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与询价比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。公司与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统。

第十九条 采购的方式、投标供货的厂家、结果应当公开。投标供货竞争的厂家不得少于三家，杜绝中间商。

第二十条 公司建立供应商评价制度，由物资供应部组织各部门进行评价并填写《供应商评价表》，各部门的评价内容如下：

一、物资供应部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

二、财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

三、使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。

四、上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。

第二十一条 采购的内容、目的、范围、时间要公开。包括：

一、采购渠道公开；

二、供货关系的前提条件公开；

三、样品的检验标准、检验程序、检验结果公开；

四、采购物资的价格公开（包括原、辅料，包装材料，当前市场上的最高价、最低价）；

五、采购物资的质量公开（有无不合格物资，是否坚持货比三家）；

六、择优选择的标准、程序、评价结果公开；供货方的资信情况、综合评价结果公开；

七、审批程序公开（招标采购物资是否在预算之内；招标采购决策是否分离；招标采购物资金额是否分类管理，是否比质比价）；

八、到货、入库、报账情况公开（物资到货、入库物资与采购报账数量及质量是否相符）；

九、其它需要公开的项目。

第二十二条 使用招投标方式进行采购的，程序应当完备并公开。包括:

一、标前准备;

二、发布招标信息;

三、制作招标文件;

四、组织招标;

五、组建评标小组;

六、组织评标;

七、据评标小组的评定结果，报公司主管副总级以上领导逐级审定后，向中标单位发《中标通知书》，向落标单位发《落标通知书》;

八、签订合同；

九、履行合同及采购项目验收。

第二十三条 采取询价方式采购重要生产设备、物资的，应当遵循下列程序：

一、成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定；

二、确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价；

三、询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格；

四、确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第二十四条 采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。

第二十五条 采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

第二十六条 采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

第二十七条 采购物资过程中应当做好如下管理行为:

一、加强物资的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及库存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应预算，力争按时准确上报公司年度原材料预算计划;

二、加强物资订购合同的管理。物资合同的签订是一种经济责任，必须由物资供应部统一对外签订，其它单位(部门)不得对外签订合同，否则财务部拒绝付款。在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见，必须做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行登记，便于办理提货及时付款手续。每年第一季度要根据年度的计划，寻找供应商，签订全年的大宗物资供应合同，以保证大宗物资供应的稳定性、可靠性;

三、签订合同的物资由物资供应部根据仓储和生产使用量情况实行分批进货。常用零星物资要根据要求部门的需求量和库存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足又齐全;

四、物资入库实行质检员、保管员、采购员联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，做到帐物相符，把好物资进库质量关;

五、物资供应部采购员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行"货比三家"的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作;

六、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，物资供应部人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作;

七、物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体物资供应部人员必须牢固树立公司主人翁思想，尽职尽责，在商务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。

第二十八条 供应商参加公司大宗物资或大型设备采购活动应当具备下列条件：

一、具有独立承担民事责任的能力；

二、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

三、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

四、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

五、三年内在经营活动中没有重大违法记录；

六、符合公司采购物资必备的其他条件。

第二十九条 公司采购部门建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等进行监督管理，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。

第三十条 对购进物资应当由质量管理部门主导，会同物资供应部和使用部门共同验收进行质量检查和验证，采购物资未经质量检查或验证，不能办理正式入库和结算手续。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。

第三十一条 质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验或验收，并对检验、验收结果承担责任。

第三十二条 对验收过程中发现的异常情况，采购员应当提出解决方案，报采购经理审批；发现重大质量问题的，物资供应部经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报主管副总审批后，采购部负责处理。

第三十三条 有下列情况之一，保管员可以拒绝验收入库：

一、无生产厂家、地址、商标者，或有但不详不全者；

二、商品有效期已过期或已变质；

三、商品品牌与生产厂家不符；

四、商品非本公司所需；

五、商品规格不符；

六、其他不符合入库条件的。

第三十四条 采购物资应当遵循下列保管方式:

一、采购回的物资均由验收员、保管员验收数量、质量，验收后入库并及时打印入库单、登记入帐；

二、库内物资要合理分类，摆放整齐，明码标签，先进先出，防止霉变，防止鼠害等有害侵蚀；

三、物品出库要有出库单，建立物资出入库帐册，做到帐物相符，手续齐全。

第三十五条 采购各相关部门应当明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等应当采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的可以适当方式予以奖励。公司根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。

第四章 物料的发放

第三十六条 物料发放应遵循先进先出、取样先发、零头先发、上一批生产退回的物料优先发放的原则。

第三十七条 对生产中所用的原辅材料，未经质量保证部检验的物料不得发放；对生产所需物料的发放，要根据审核后的需料计划单发放，没有计划不得发放；对其他物料要根据由部门经理签字的领料单发放，未有部门经理签字不得发放。

第三十八条 物资供应部保管员从仓库发放的物资，必须是供应商提供的物料的最小包装或倍数，以防止物资变质或造成交叉污染。

第五章 物料的退库与安全管理

第三十九条 对于生产中剩余的物料允许退入物资供应部仓库，但要有明显标识，标明物料名称、包装规格、来源、数量、结存等信息，以防止混放、防止差错。

第四十条 物资供应部仓库要建立仓库安全操作规程，以防止事故发生。

第四十一条 仓库安全管理必须严格遵守公司《安全生产管理制度》的规定和国家消防安全的有关规定，杜绝各种安全事故发生。

第六章 付款控制

第四十二条 财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。

第四十三条 公司物资供应部在办理付款业务时，应当对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部门依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，提交公司相关权限的机构或人员进行审批，办理付款。

第四十四条 公司建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

第四十五条 公司财务部对大额预付账款实行监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

第七章 对采购的监督

第四十六条 采购领导小组和各采购专业小组，要按照中央、市委关于廉洁自律的有关规定和公司的行为规范，自觉地接受职工群众的监督。

第四十七条 采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。

前款所称相关人员，包括招标采购中评标委员会的组成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的组成人员，询价采购中询价小组的组成人员等。

第四十八条 采购部门或相关采购人员不得与供应商相互串通损害公司利益；不得以任何手段排斥其他供应商参与竞争。

供应商不得以向采购人、采购代理机构、评标委员会的组成人员、竞争性谈判小组的组成人员、询价小组的组成人员行贿或者采取其他不正当手段谋取中标或者成交。

采购代理机构不得以向采购人行贿或者采取其他不正当手段谋取非法利益。

第四十九条 公司成立由纪检监察、工会、审计、财务、质量等部门组成的大宗物资采购监督检查机构，负责采购的监督检查工作。

第五十条 财务、审计部门要认真审核采购凭证和报销单据，不符合规定手续的不予报销。

第五十一条 对大宗物资采购价格，需经本单位价格监督部门进行事前价格审核，并对采购招投标后的价格单据进行复核，对未在审核价格内进行招投标损害公司利益的，按照有关规定，及时做出处理。

第五十二条 负责行使价格监督职能的部门或人员应及时了解、掌握主要采购物资的市场价格，对其审核的物资采购价格公开，并承担相应责任。

第五十三条 大宗物资采购招标全过程，要建立责任制度，明确领导、部门和个人的责任，制定考核奖惩办法和责任追究制度。

第五十四条 职工群众有权对违反本制度规定的行为向有关部门举报。对举报人应当保护，任何人不得打击报复。

第五十五条 对物资采购公开实施过程中，作出突出贡献的人员、举报有功人员等可根据贡献大小给予一次性奖励。

第五十六条 出现下列行为的，公司采购监督机构可终止其招标投标活动，构成犯罪的，移交司法机关依法追究责任者的刑事责任：

一、买方或招标机构因欺诈行为，导致投标方做出错误响应，并造成损失的；

二、买方或招标机构泄露招标秘密的；

三、投标方采取不正当手段，骗取中标的；

四、其他应当终止其招标投标活动行为的。

第五十七条 对在采购过程中滥用职权、暗箱操作、玩忽职守、泄密、索贿受贿的人员；对在应属大宗公开的项目中采取化整为零或者以其他任何形式规避监督的，要依法追究行政责任或刑事责任。

第八章 附则

第五十八条 本制度由物资供应部负责会同相关部门负责制定和解释。

第五十九条 本制度经经理办公会讨论通过，自下发之日起执行。

附件一： 江苏诚信药业有限责任公司

大宗采购内部会签表

申请会签部门： 承办人（签字）： 年 月

注：1、大宗采购内部会签是指采购物资或设备单项合同估算价格在人民币100万元(含)以上；或者单台设备估算价在人民币30万元(含)以上，不需要执行或因特殊原因不能执行正式的招投标程序而履行的内部审批流程。2、各会签部门出具的意见可以单独附页。