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公文的基本处理程序
1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具体有以下几个环节:
①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。
②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕;一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导人。除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门登记、注批的公文。
③催办:各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文,
无论是交职能部门办理的还是呈送领导人批示的,都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重
要公文重点催办,一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门
拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办;对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后
督办部门办理。
④办结;公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否
办毕结案。确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已
结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件,在正式立卷前,由承办人按一定方
法暂存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联
,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,以便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号排列法,也可由承办处(室)自行确定符号这一原则的其他方法。
⑤立卷、归档:公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主,根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本机关的主要工作情况,以便于查找和利用。联合办理的公文,原件由主办单位立卷归档,其他单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件,应加盖复制机关的证明章,并视同正式文件管理。整理完备的案卷,应按有关规定,定期向档案部门移交,个人不得保存应归档公文、文稿等材料。
2.公文发文程序:发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。
① 拟稿。拟稿一般应本着"谁主办、谁拟稿"的原则进行。重要文件应由领导同志亲自动手起草、或亲自主持研究,明确提出拟文的主要观点、意见和办法,组织专人拟稿。草拟文稿应按照《国家机关公文处理办法》和《四川省国家行政机关公文处理实施细则》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范,要按公文的内容、性质,恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼,切忌大话、空话、套话。
拟稿应注意以下事项:
--拟稿应使用统一格式的拟稿纸,并一律用钢笔或毛笔书写(不得使用红墨水),字迹要工整
。修改较多、不容易认的文稿,应清稿誊正。
--符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定,应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。
--情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短,涉及紧急或
秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。
--人名、地名、数字、引文应准确无误。时间应写具体年月日。
--除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。
--引用公文要先引标题,后引发文字号。
--公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称,并注明简称。
--草拟全文,须按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔。公文稿纸亦应符合要求,不得用不符合存档要求的纸、笔草拟公文。
②核稿。公文的核稿,作为公文制作中的重要环节,本书将在"辨析篇"中就"如何把好公文
文稿的审核关"中作专题介绍,这里不再叙述。
③签发。文稿送批前,涉及其他部门或地区的问题,应严格执行会签制度。会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿 ,一般应由主办部门与有关单位联系,送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由具体承办处(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请上级部门领导同志审定。
④校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经三人共同校稿,通过看稿、读稿、
核稿三道程序,每个程序都应签字,落实责任,保证校对质量。经校对后的清样,交核稿人核对
后,在终稿清样上签字后付印。校对符号严格按国家标准标注。
⑤印刷。一般文件,应按规定时间及时印出;急件应在要求的时间内印出,不得延误。
⑥文件的分发。正式文件应由专门的发文科(室)统一发送。