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股东会、董事会、监事会会议筹备方案
XXX集团拟定于2022年8月1日14点30分召开2022年第X次股东会暨第X届董事会第X次会议、第X届监事会第X次会议。本次参会人员共34人（名单见附件），会议筹备小组由YYY、WW、HHH、ZZZ等组成。筹备小组人员具体分工见下表：
序号 | 具体内容 | 截止日期 | 负责人 | 备注 |
书面通知、议案制作与送达股东代表及董事 （2名股东代表及7名董事） | 7月28日 | W W HHH | 通知、议案送给2名股东代表，XX3名董事，XXX3名董事 及独立董事 | |
会议材料制作、装订 | 7月28日 | HHH ZZZ | 含封面、通知、议程、议案及 其他列席人员的会议材料 | |
欢迎词PPT、短信通知 | 7月28日 | XXX J X | 其他参会人员以短信方式 邀请列席 | |
主持词、工作报告 | 7月30日 | HHH L L | 董事长主持词及工作报告 撰写工作 | |
席位卡、茶水、纸笔、会议室横幅、LED屏幕、签到表、签到笔等会场准备 | 7月30日 | XXX J X | 会议室横幅内容：XXX集团2022年第X次股东会暨第X届董事会第X次会议、第X届监事会第X次会议 | |
晚餐等服务准备工作（视领导要求而定） | 7月30日 | XXX J X | 会议人员34人 | |
序号 | 具体内容 | 截止日期 | 负责人 | 备注 |
拍照、录音、会议记录等 | 会议时 | ZZZ L L | ||
茶点等其他服务工作 | 会议时 | J X | ||
议决表的分发、投票结果、选举票统计 | 会议时 | HHH ZZZ | X份股东表决表、X份董事议决表、X份监事议决表 | |
合影 | 会议后 | L L | 全体参会人员合影、全体董事合影 | |
会议资料的回收、整理、归档 | 会议后 | ZZZ | X份议决表、X份监事会议决表、X份董事会决议、X份股东会决议、X份监事会决议 |
附件1
短信通知内容
尊敬的各位股东代表、董事、监事及列席人员：
兹定于2022年8月1日（星期一）14 点 30分，召开XXX集团2022年第X次股东会暨第X届董事会第X次会议、第X届监事会第X次会议，请您合理安排日程，亲自参会。收信请复，谢谢。（地址：XXX集团二楼大会议室； 联系人：YYY ； 电话：XXXXXXXXXXX）
附件2
参会人员名单
类别 | 姓名 | 单 位 | 职 务 | 联系方式 |
股东代表 | ||||
董事 | ||||
监事 |
附件3
需确认资料
1.书面通知、议程；
2.董事会议案；
3.监事会议案；
4.短信（内容、发送人员、联系方式）；
5.欢迎词PPT；
6.董事长主持词、监事会决议、股东会决议、总经理工作报告、财务总监财务预决算、议案三、议案四；
7.席位卡、茶水、纸笔、会议室横幅、LED屏幕、签到表、签到笔、纸笔（董事长内放主持词及议案三、主席内放监事会决议、张成内放股东会决议）；
8.晚餐、茶点、拍照；
9.议决表及选举表的分发（X份议决表、X份议决表、X份议决表）；
10. X份股东会决议；
X份董事会决议；
X份监事会决议。