公文管理制度

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公文管理制度

第一章 总则

一、目的

为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，结合公司实际，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于总公司及下属各部、各分子公司公文处理工作。

三、职责

1、总裁办是公文处理的管理部门，负责建立健全公司公文处理的有关制度，主管全公司的公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作并检查、指导各部、各分子公司的公文处理工作。

2、各部、各分子公司负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门公文处理工作的管理。不得以集团名义自行对外发布公文。

3、各部、各分子公司应当指定专职或兼职人员负责公文处理工作。

第二章 管理规定

一、常用公文种类

根据公司实际情况，常用公文种类主要有：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。

3、公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

5、通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

7、报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部门/机构的询问。

8、请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。

9、批复。适用于答复下级部门/机构请示事项。

10、函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

11、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、行文规则

1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

三、公文格式

1、发文字号。由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。

2、标题。红头文件编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。编排于主送单位下1行，每自然段左空2字，回行顶格，自然段之间不空行；数字、年份不回行。公文结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，层次序数可以越级使用；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

正文中引用其他公文时，应当先引标题，后引发文字号，如“根据《杭州市政府关于****的通知》（杭政发[2014]**号）的要求”。引用外文应当注明中文含义，涉及字母词的应严格规范。日期应当写明具体的年、月、日。正文中的计量单位应使用法定计量单位。

4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文之下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称，一般在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排。多个单位联合行文，如需加盖公章，按发文单位顺序左右整齐排列，如不需加盖公章，发文单位上下编排，主办单位在前，其他单位在后。

6、成文日期。以负责人签发的日期为准，用阿拉伯数字标注，如2014年3月25日，一般右空四字编排，或与发文单位署名居中排布。

7、附注。公司对外报送的请示、报告等公文，应在成文日期下一行居左空二字，注明联系人及联系电话，文字外面加圆括号，以便及时沟通情况。

8、抄送单位。指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，对上级、同级或下级均用“抄送”，应当使用单位全称、规范化简称或统称，标注在公文末页的左下角，左空1字，后标全角冒号和抄送单位名称，抄送单位之间同一层次用顿号、不同层次用逗号隔开，回行时右空一字，与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位后标句号。

9、印发单位和印发日期。印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。

10、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在页面下边缘居右空一字，数字左右各放一条一字线。

11、公文一律用A4纸，文字一律从左向右横排；文件标题用2号小标宋体加黑，正文及其他要素（除有明确规定外）一般用3号仿宋体；行间距一般为1.25倍，可根据公文实际情况作适当调整，上下、左右边距适当。

12、密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。公司涉密公文应当根据涉密程度分别标“公司秘密”、“公司机密”、“公司绝密”，用“★”分隔密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在页面左上角第二行。

13、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，一般用3号黑体字，顶格编排在首页左上角。如需同时标注份号、密级和紧急程度，按份号、密级、紧急程度的顺序自上而下分行排列；如无份号、密级，紧急程度则编排在第一行。

四、发文办理

1、以公司名义行文的文件，属于职能部门职权、职责范围内的事项，应由部门自行拟文；其余由总裁办负责拟文。

2、公司各种领导小组、委员会等非常设机构，在其职责范围内作出工作部署、会议所形成的会议纪要可以公司名义行文。

3、总裁办负责公司对内对外文件的审核，对文稿的行文形式、行文依据、会签流程以及文字、格式等，根据公文起草的有关要求进行初核，对不宜发文的公文或发文内容需作进一步研究和修改的，说明理由退回起草单位修改后重新报送。

4、涉密公文应当标志密级，严格控制发放范围。

五、收文办理

公司所有外来公文和各部门上报公司的公文一律由总裁办签收。登记后分转相关部门承办，不得漏传、误传、延误。

六、公文归档、管理

1、各部门归档范围内的公文，按照公司有关规定定期向档案室移交纸质文件和电子文件。个人不得保存应当归档的公文。

2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经部门负责人审核，报请总裁办批准后，可以销毁。涉密公文按规定执行。

第四章 附表

1、《发文登记表》

2、《收文登记表》

附件1： 部门发文登记表

附件2： 部门收文登记表